Règles de confidentialité
1. Objet et responsable
Déclic est un outil de préparation et de publication vidéo destiné aux équipes éditoriales d'entreprises et de chaînes YouTube. Il sert à préparer les publications (titres, descriptifs, hashtags, miniatures) et à envoyer ces informations vers les vidéos de la chaîne de l'entreprise. Chaque entreprise travaille dans son propre espace, dont les contenus et les connexions (YouTube, réseaux sociaux, Agorapulse, Notion) sont séparés de ceux des autres espaces. L'outil n'est pas ouvert au public : l'accès se fait avec un compte créé par un administrateur.
Déclic est édité et exploité par CraftVision, joignable à l'adresse declic@craftvision.fr, pour toute question sur ces règles ou sur vos données.
2. Données des comptes
Pour chaque personne disposant d'un compte : adresse e-mail, nom affiché, photo de profil si la personne ou un administrateur en ajoute une (recadrée et réencodée, visible des seules personnes connectées à l'outil), rôle, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte, jamais en clair), secret de double authentification (chiffré) et empreintes des codes de secours, dates de connexion, ainsi que l'historique de ses modifications et ses commentaires sur les packs. Un journal de sécurité garde les connexions, les changements de compte et les envois vers les réseaux (sans mot de passe ni code) ; l'appareil n'y est désigné que par une empreinte de son adresse. Ces données servent seulement au fonctionnement de l'outil, à sa sécurité et à la traçabilité du travail éditorial.
Adresse e-mail de contact : indiquée par la personne ou par un administrateur, elle n'est utilisée qu'une fois confirmée par un lien, et seulement pour les messages de service de l'outil (confirmation d'adresse, création de compte, lien de réinitialisation en cas de mot de passe oublié, code de connexion pour la double authentification, alerte quand le mot de passe change, et, pour qui l'a activé dans « Mon compte », le rapport hebdomadaire de l'espace), jamais pour de la prospection. Ces messages partent du service de messagerie de Hostinger International Limited ; les liens qu'ils portent sont à usage unique et expirent (1 heure pour un mot de passe, 7 jours pour une adresse), seule une empreinte en est gardée, et le contenu d'un message est effacé dès son envoi (date et destinataire gardés 30 jours).
Crédits IA et facturation : pour chaque espace, le solde de crédits et chacun de ses mouvements (ajout, recharge, consommation, remboursement, retrait), avec la personne qui a rechargé ou retiré des crédits ; les recharges du mois avec leur montant et leur statut (à facturer, facturée, payée), et les factures déposées par l'exploitant en PDF, rangées avec les données de l'espace et visibles de ses seuls administrateurs et de l'exploitant. Ces données servent à la facturation ; les factures et les données qui les justifient sont conservées 10 ans, durée légale des pièces comptables. Une facture retirée par erreur est conservée, sans être affichée.
Les cookies déposés sont tous nécessaires au fonctionnement : le cookie de session (connexion), celui qui retient l'espace choisi, celui qui masque jusqu'au soir le bandeau des crédits presque épuisés quand la personne le ferme et, si la personne le demande à la connexion, celui qui dispense du code de double authentification sur cet appareil pendant 7 jours (code de l'application) ou 30 jours (code reçu par e-mail). Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.
3. Données Google et YouTube
Dans chaque espace, un administrateur peut connecter la chaîne YouTube de son entreprise avec le compte Google propriétaire de la chaîne. L'outil demande alors deux autorisations. La connexion d'un espace ne sert qu'à cet espace.
Autorisations demandées
- Gérer vos vidéos YouTube (
youtube.force-ssl, indispensable) : mettre à jour le titre, le descriptif, les tags, la miniature, les sous-titres et la date de sortie des vidéos liées à un pack, à la demande d'un publieur ou d'un administrateur, après un aperçu avant / après ; lire l'état de ces vidéos (privée, programmée, publique) pour le calendrier éditorial ; lire les sous-titres d'une vidéo de la chaîne quand l'équipe prépare un pack à partir de cette vidéo. - Consulter les statistiques YouTube (
yt-analytics.readonly, facultative) : afficher à l'équipe les vues, la durée de visionnage, les abonnés, les sources de trafic et la rétention de la chaîne et des vidéos des packs, telles que YouTube les fournit. Si elle est refusée sur la page Google, seuls les compteurs publics des vidéos (vues, j'aime, commentaires) sont affichés.
Données consultées
- l'identifiant et le nom de la chaîne connectée ;
- pour les seules vidéos dont le lien est renseigné dans un pack : titre, descriptif, tags, miniature, statut de confidentialité et date de sortie programmée, ainsi que les réglages nécessaires pour les conserver lors d'une modification (catégorie, langue, licence, intégration, public) ;
- la liste des pistes de sous-titres de ces vidéos (langue et nom de chaque piste), pour savoir s'il faut créer ou remplacer la piste dans la langue de l'espace ;
- la miniature affichée sur YouTube pour ces vidéos : une copie de l'image est gardée avec le pack, pour que l'équipe puisse l'améliorer, s'en inspirer ou la retrouver après l'envoi d'une nouvelle miniature (lue à l'ouverture des visuels du pack, une fois par vidéo, et juste avant le premier envoi d'une miniature à la vidéo) ;
- à la demande d'une personne de l'équipe qui prépare un pack à partir d'une vidéo de la chaîne : le texte des sous-titres de cette vidéo, pour en tirer le transcript du pack ;
- le catalogue de la chaîne : liste des vidéos mises en ligne et des playlists, avec pour chaque vidéo son titre, ses dates de mise en ligne et de sortie programmée, son statut de confidentialité, sa durée, son compteur public de vues, le nombre de ses tags, la longueur de son descriptif (le texte lui-même n'est pas gardé), le lien de sa vignette et ses playlists, pour montrer quelles vidéos ont déjà un pack, relier une vidéo à son pack et préparer un nouveau pack à partir d'une ancienne vidéo ;
- les compteurs publics des vidéos liées aux packs (vues, j'aime, commentaires) ;
- si l'autorisation est accordée, les statistiques fournies par YouTube Analytics pour la chaîne et ses vidéos : vues, durée de visionnage, durée moyenne regardée, abonnés gagnés et perdus, j'aime, commentaires, partages, sources de trafic, rétention de l'audience et répartition entre vidéos, Shorts et directs.
Utilisation
- afficher l'état de ces vidéos dans l'outil ;
- montrer ces statistiques à l'équipe de l'espace (page « Statistiques » et fiche de chaque pack), telles que YouTube les fournit, sans calculer d'autres indicateurs à partir d'elles ;
- si l'autorisation des statistiques est accordée, ranger chaque jour dans l'historique des statistiques de l'espace les chiffres quotidiens de la chaîne fournis par YouTube Analytics (vues, durée de visionnage, abonnés gagnés et perdus, j'aime, commentaires, partages) et son nombre d'abonnés du jour, pour que l'équipe puisse comparer des périodes ;
- envoyer chaque lundi, aux seules personnes de l'équipe qui l'ont activé dans « Mon compte », un rapport hebdomadaire par e-mail : vues, durée de visionnage, abonnés gagnés et perdus de la semaine écoulée et vidéos les plus vues, tels que YouTube les fournit (le contenu du message est effacé du serveur dès son envoi) ;
- à la demande explicite d'un publieur ou d'un administrateur, après un aperçu avant / après et pour les seuls éléments qu'il a cochés, modifier leur titre, leur descriptif, leurs tags, leur miniature et leur date de sortie, et ajouter ou remplacer leurs sous-titres à partir du transcript du pack.
L'outil n'envoie ni ne supprime aucune vidéo, ne supprime aucune piste de sous-titres, ne publie une vidéo qu'à la date programmée à la demande explicite d'un publieur ou d'un administrateur, et n'accède ni au contenu des commentaires, ni aux revenus, ni aux données d'autres chaînes.
Conservation et partage
Le jeton d'accès fourni par Google est conservé chiffré sur le serveur de l'outil, rattaché à l'espace qui l'a obtenu ; il n'est jamais transmis au navigateur ni à un tiers. Chaque envoi est journalisé (date, auteur, informations envoyées et état précédent) pour garder l'historique des modifications. L'état des vidéos et les statistiques sont relus chez YouTube au plus toutes les quelques heures (le catalogue de la chaîne, au plus une fois par jour), gardés au plus 30 jours sur le serveur, et effacés dès que l'accès à la chaîne est retiré ou déconnecté. Seuls les chiffres quotidiens de la chaîne rangés dans l'historique des statistiques sont gardés plus longtemps : tant que l'accès reste autorisé, ce qui est vérifié à chaque relevé quotidien et au moins tous les 30 jours ; ils sont effacés dès que l'accès est retiré ou déconnecté, ou s'il n'a pas pu être vérifié depuis 30 jours. La copie de la miniature YouTube fait partie du pack : elle est gardée, archivée et supprimée avec lui. Les données obtenues de Google ne sont ni vendues, ni partagées, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
L'utilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).
Retirer l'accès et supprimer les données
L'accès peut être retiré à tout moment, soit depuis l'outil (Administration › Réseaux › Déconnecter : l'accès est révoqué chez Google et le jeton effacé), soit depuis le compte Google (myaccount.google.com/permissions). La suppression du journal des envois peut être demandée à declic@craftvision.fr.
4. Contenus traités par l'outil
Les transcriptions de vidéos, les consignes et documents joints (PDF ou texte) pour la rédaction des posts LinkedIn, les images de référence et les photos de visage (personas) déposées par l'équipe sont conservées sur le serveur de l'outil, dans l'espace de l'entreprise. Pour rédiger les textes, générer les miniatures et visuels et contrôler les images créées (texte incrusté, détails invraisemblables), les transcriptions, consignes, documents et images nécessaires sont transmises au service d'intelligence artificielle OpenRouter, réglé pour n'utiliser que des fournisseurs qui n'entraînent pas leurs modèles sur les données reçues. Lorsqu'un transcript est tiré des sous-titres d'une vidéo de la chaîne, à la demande de l'équipe, ce texte est traité comme un transcript importé et peut donc lui être transmis ; de même, la copie de la miniature YouTube gardée avec le pack ne lui est transmise que si l'équipe choisit de l'améliorer ou de s'en servir comme image de référence. Aucune autre donnée obtenue de Google ou de YouTube ne lui est transmise.
Vidéos importées pour être transcrites : quand l'équipe importe une vidéo (ou un fichier audio) sur la page Générer, le fichier est reçu sur le serveur, son audio est extrait puis transmis, découpé en morceaux, au service OpenRouter et au fournisseur du modèle de transcription choisi, qui le convertit en texte ; les voix des personnes filmées font donc partie des données transmises. L'image de la vidéo n'est jamais transmise. L'audio extrait est supprimé dès la fin de la génération. La vidéo, elle, est gardée avec le pack pour pouvoir la publier ensuite sur les réseaux sociaux, puis supprimée 3 jours après sa publication, ou 30 jours après son import si elle n'est jamais publiée (ou, pour une publication programmée, 3 jours après sa date de sortie) ; un envoi abandonné est supprimé au plus tard 24 heures après. Une copie allégée sert à la relecture sur le serveur (hors sauvegardes, lisible seulement par les personnes connectées de l'espace). La vidéo d'origine est stockée chez Cloudflare (service R2), dans l'Union européenne, sans adresse publique ; seuls des liens temporaires et signés, créés par l'outil, permettent de la lire. Quand l'équipe publie le pack, les textes de chaque réseau choisi et un tel lien vers la vidéo sont transmis au service Upload-Post, qui récupère la vidéo chez Cloudflare et la publie sur ces réseaux ; pour une publication programmée plus de 3 jours à l'avance, cette transmission a lieu 3 jours avant la sortie.
Consignes dictées au micro : quand une personne de l'équipe dicte une consigne (pages Générer et Visuels, régénération d'un pack), le navigateur enregistre sa voix seulement pendant la dictée, après son autorisation, puis l'envoie au serveur, qui la transmet au service OpenRouter et au fournisseur du modèle de transcription pour la convertir en texte. L'enregistrement est supprimé du serveur dès que le texte est renvoyé ; il n'est jamais conservé ni rattaché au pack. Seul le texte, que la personne peut relire et modifier, est ensuite utilisé comme toute autre consigne.
Photos jointes à une publication : quand l'équipe ajoute des photos ou des images à une publication sur la page Générer, elles sont réduites dans le navigateur puis gardées avec le pack, sur le serveur de l'outil, dans l'espace de l'entreprise. Si la case prévue est cochée, elles sont aussi transmises au service OpenRouter pour que le modèle de rédaction s'appuie sur ce qu'elles montrent ; il lui est demandé de n'identifier aucune personne. Elles sont transmises au service Upload-Post avec le post quand l'équipe le publie.
Calendrier éditorial Notion : un administrateur peut brancher un espace sur une base Notion de l'entreprise, avec le jeton d'une intégration Notion interne créée par l'entreprise, limitée à la lecture tant que l'écriture n'est pas activée. Ce jeton est conservé chiffré sur le serveur, rattaché à l'espace, et n'est jamais transmis au navigateur. L'outil lit seulement les lignes de la base qui concernent l'espace (titre, date, statut, réseaux, format, pilier et texte de la page ; ni les personnes assignées ni les autres colonnes) et en garde une copie dans l'espace. Si un administrateur active l'écriture (ce qui demande d'accorder aussi à l'intégration les droits de modifier et d'insérer du contenu), l'outil écrit dans ces lignes le texte, le statut, la date et le visuel des packs liés, et ajoute une ligne pour chaque nouveau pack de l'espace ; il ne modifie jamais le reste des pages, sauf pour remplacer l'image qu'il y a lui-même ajoutée. Quand l'équipe prépare un pack depuis une ligne, le contenu de cette ligne est transmis à OpenRouter comme une consigne. La déconnexion (Administration › Réseaux) efface le jeton, les réglages et la copie des lignes ; l'accès peut aussi être retiré à tout moment depuis Notion.
Agorapulse : un administrateur peut brancher un espace sur le compte Agorapulse de l'entreprise (outil de gestion des réseaux sociaux qu'elle utilise déjà), avec une clé d'API créée dans Agorapulse. Cette clé est conservée chiffrée sur le serveur, rattachée à l'espace, et n'est jamais transmise au navigateur. L'outil lit chez Agorapulse la liste des comptes de réseaux sociaux du groupe choisi pour l'espace (nom et réseau de chaque compte) et leurs statistiques sur la période consultée : abonnés, vues, interactions, nombre de publications et, pour chaque post, le début de son texte, sa date, son lien et ses chiffres. Ces statistiques affichées sont relues au plus toutes les 3 heures, gardées au plus 30 jours dans l'espace et effacées dès que la connexion ou le groupe change. Réserve des exploitants : l'historique des statistiques des comptes d'entreprises tenus dans Agorapulse (abonnés, vues, interactions, publications et chiffres des posts, avec le début du texte de chaque post sur 140 caractères, sa date et son lien, hors YouTube), exporté par l'exploitant de l'outil à la demande de l'entreprise, peut être importé à la demande dans une réserve à part, profils personnels exclus, accessible aux seuls exploitants de l'outil ; il y est gardé jusqu'à son transfert dans l'espace de l'entreprise, et effacé sur demande. L'outil n'envoie rien vers Agorapulse. Il ne se connecte directement ni à LinkedIn, ni à Facebook, ni à Instagram, ni à TikTok : ces comptes ne sont atteints que par Agorapulse (statistiques) et par Upload-Post (publication, voir ci-dessous). La déconnexion (Administration › Réseaux) efface la clé, les réglages et les statistiques gardées ; la clé peut aussi être supprimée à tout moment dans Agorapulse.
Réseaux sociaux (Upload-Post) : pour publier et programmer les packs sur Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn et YouTube, puis en lire les statistiques, l'outil passe par le service Upload-Post. Dans chaque espace, un administrateur relie lui-même les comptes de l'entreprise depuis une page de connexion hébergée par Upload-Post, où il autorise l'accès sur chaque réseau. Les accès aux réseaux (jetons) restent chez Upload-Post : l'outil ne conserve que le nom du profil Upload-Post de l'espace et les pages LinkedIn et Facebook choisies, et relit chez Upload-Post le nom, l'identifiant public et la photo des comptes reliés pour les afficher dans l'administration. Pour la page « Statistiques », l'outil lit aussi chez Upload-Post les chiffres de ces comptes, chaîne YouTube comprise (abonnés, vues, portée, interactions, chiffres par jour ; pour YouTube, durée de visionnage, durée moyenne, abonnés gagnés et perdus, vues par type de contenu et par source de trafic) et, pour leurs posts et vidéos récents, le début du texte, la date, le lien et les chiffres de chaque post ; la répartition de l'audience (âge, sexe, pays, villes) que certains réseaux joignent à ces chiffres n'est pas conservée. Ces statistiques sont relues au plus toutes les 3 heures, gardées au plus 30 jours dans l'espace et effacées dès qu'un compte est déconnecté ou qu'une page change. En outre, chaque jour, le nombre d'abonnés, les chiffres par jour et ceux des posts récents des comptes reliés (hors YouTube, relevé par sa connexion directe) sont rangés dans l'historique des statistiques de l'espace, avec le début du texte, la date et le lien de chaque post : ce sont les chiffres des comptes de l'entreprise, gardés sans limite de durée pour comparer des périodes, y compris après la déconnexion d'un compte, et effacés avec l'espace ou sur demande. Rien n'est publié sans une action explicite d'une personne de l'équipe autorisée depuis la fiche d'un pack. La déconnexion d'un compte se fait dans Administration › Réseaux ; l'accès peut aussi être retiré à tout moment dans les paramètres de chaque réseau.
5. Hébergement et sécurité
L'outil fonctionne sur un serveur dédié exploité par CraftVision, accessible uniquement en HTTPS ; rien n'est installé chez les entreprises utilisatrices. Les accès aux réseaux sont chiffrés avec une clé rangée hors des sauvegardes ; les sauvegardes quotidiennes sont elles-mêmes chiffrées et gardées 6 mois au plus. L'accès à l'administration est réservé aux administrateurs.
6. Vos droits
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur suppression en écrivant à declic@craftvision.fr. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).
Privacy Policy
1. Purpose and controller
Déclic is a video preparation and publishing tool for the editorial teams of companies and YouTube channels. It is used to prepare publications (titles, descriptions, hashtags, thumbnails) and to send this information to the videos of the company's channel. Each company works in its own workspace, whose content and connections (YouTube, social networks, Agorapulse, Notion) are kept separate from those of other workspaces. The tool is not open to the public: access requires an account created by an administrator.
Déclic is published and operated by CraftVision, who can be reached at declic@craftvision.fr, for any question about this policy or about your data.
2. Account data
For each person with an account: email address, display name, profile photo if the person or an administrator adds one (cropped and re-encoded, visible only to people signed in to the tool), role, password (stored only as a hash, never in plain text), two-factor authentication secret (encrypted) and hashes of the recovery codes, sign-in dates, as well as the history of their edits and their comments on packs. A security log records sign-ins, account changes and publications to networks (without any password or code); the device is only identified by a hash of its address. This data is used solely to operate the tool, secure it and keep track of the editorial work.
Contact email address: entered by the person or by an administrator, it is only used once confirmed through a link, and only for the tool's service messages (address confirmation, account creation, reset link when a password is forgotten, sign-in code for two-factor authentication, alert when the password changes, and, for those who turned it on in “My account”, the workspace's weekly report), never for marketing. These messages are sent through the email service of Hostinger International Limited; the links they contain are single-use and expire (1 hour for a password, 7 days for an address), only a hash of them is kept, and the content of a message is erased as soon as it is sent (date and recipient kept for 30 days).
AI credits and billing: for each workspace, the credit balance and each of its movements (addition, top-up, usage, refund, removal), with the person who topped up or removed credits; the month's top-ups with their amount and status (to be invoiced, invoiced, paid), and the invoices uploaded as PDF files by the operator, stored with the workspace's data and visible only to its administrators and to the operator. This data is used for invoicing; invoices and the data supporting them are kept for 10 years, the legal retention period for accounting records. An invoice removed by mistake is kept, without being displayed.
All cookies are strictly necessary: the session cookie (sign-in), the one that remembers the selected workspace, the one that hides until the end of the day the banner about nearly used-up credits when the person closes it and, if the person asks for it when signing in, the one that skips the two-factor code on that device for 7 days (authenticator app code) or 30 days (code received by email). No advertising or audience measurement cookies.
3. Google and YouTube data
In each workspace, an administrator can connect the company's YouTube channel with the Google account that owns the channel. The tool then requests two permissions. A workspace's connection is only used for that workspace.
Permissions requested
- Manage your YouTube videos (
youtube.force-ssl, required): update the title, description, tags, thumbnail, captions and release date of the videos linked to a pack, at the request of a publisher or an administrator, after a before/after preview; read the status of these videos (private, scheduled, public) for the editorial calendar; read the captions of one of the channel's videos when the team prepares a pack from that video. - View YouTube statistics (
yt-analytics.readonly, optional): show the team the views, watch time, subscribers, traffic sources and retention of the channel and of the packs' videos, as provided by YouTube. If it is declined on the Google page, only the videos' public counters (views, likes, comments) are displayed.
Data accessed
- the ID and name of the connected channel;
- only for videos whose link is entered in a pack: title, description, tags, thumbnail, privacy status and scheduled release date, as well as the settings needed to keep them unchanged when editing (category, language, license, embedding, audience);
- the list of caption tracks of these videos (language and name of each track), to know whether to create or replace the track in the workspace's language;
- the thumbnail shown on YouTube for these videos: a copy of the image is kept with the pack, so that the team can improve it, draw on it or get it back after sending a new thumbnail (read when the pack's visuals are opened, once per video, and just before the first thumbnail is sent to the video);
- when a team member prepares a pack from one of the channel's videos: the text of that video's captions, to derive the pack's transcript;
- the channel catalogue: list of uploaded videos and playlists, with for each video its title, upload and scheduled release dates, privacy status, duration, public view count, number of tags, length of its description (the text itself is not kept), thumbnail link and playlists, to show which videos already have a pack, link a video to its pack and prepare a new pack from an older video;
- the public counters of the videos linked to packs (views, likes, comments);
- if the permission is granted, the statistics provided by YouTube Analytics for the channel and its videos: views, watch time, average view duration, subscribers gained and lost, likes, comments, shares, traffic sources, audience retention and breakdown between videos, Shorts and live streams.
Use
- display the status of these videos in the tool;
- show these statistics to the workspace's team (“Statistics” page and each pack's page), as provided by YouTube, without computing other metrics from them;
- if the statistics permission is granted, store every day in the workspace's statistics history the channel's daily figures provided by YouTube Analytics (views, watch time, subscribers gained and lost, likes, comments, shares) and its subscriber count of the day, so that the team can compare periods;
- send every Monday, only to the team members who turned it on in “My account”, a weekly report by email: views, watch time, subscribers gained and lost over the past week and most viewed videos, as provided by YouTube (the message content is erased from the server as soon as it is sent);
- at the explicit request of a publisher or an administrator, after a before/after preview and only for the items they have ticked, update their title, description, tags, thumbnail and release date, and add or replace their captions from the pack's transcript.
The tool never uploads or deletes any video, never deletes any caption track, only publishes a video at the scheduled date at the explicit request of a publisher or an administrator, and does not access comment content, revenue data or other channels' data.
Retention and sharing
The access token provided by Google is stored encrypted on the tool's server, attached to the workspace that obtained it; it is never sent to the browser or to any third party. Each publication is logged (date, author, information sent and previous state) to keep a history of changes. Video status and statistics are refreshed from YouTube at most every few hours (the channel catalogue, at most once a day), kept on the server for at most 30 days, and deleted as soon as access to the channel is revoked or disconnected. Only the channel's daily figures stored in the statistics history are kept longer: for as long as access remains authorized, which is checked at each daily reading and at least every 30 days; they are deleted as soon as access is revoked or disconnected, or if it could not be checked for 30 days. The copy of the YouTube thumbnail is part of the pack: it is kept, archived and deleted with it. Data obtained from Google is not sold, not shared, not used for advertising and not used to train artificial intelligence models.
The use and transfer of information received from Google APIs adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Revoking access and deleting data
Access can be revoked at any time, either from the tool (Administration › Networks › Disconnect: access is revoked at Google and the token deleted) or from the Google account (myaccount.google.com/permissions). Deletion of the publication log can be requested at declic@craftvision.fr.
4. Content processed by the tool
Video transcripts, the briefs and attached documents (PDF or text) used to draft LinkedIn posts, reference images and face photos (personas) uploaded by the team are stored on the tool's server, in the company's workspace. To draft texts, generate thumbnails and visuals and check the images created (overlay text, implausible details), the necessary transcripts, briefs, documents and images are sent to the AI service OpenRouter, configured to use only providers that do not train their models on the data they receive. When a transcript is derived from the captions of one of the channel's videos, at the team's request, this text is handled as an imported transcript and may therefore be sent to it; likewise, the copy of the YouTube thumbnail kept with the pack is sent to it only if the team chooses to improve it or to use it as a reference image. No other data obtained from Google or YouTube is sent to it.
Videos imported for transcription: when the team imports a video (or an audio file) on the Generate page, the file is received on the server, its audio is extracted and then sent, split into parts, to the OpenRouter service and to the provider of the chosen transcription model, which converts it into text; the voices of the people filmed are therefore part of the data sent. The video's picture is never sent. The extracted audio is deleted as soon as generation ends. The video itself is kept with the pack so that it can then be published on social networks, and is deleted 3 days after its publication, or 30 days after its import if it is never published (or, for a scheduled publication, 3 days after its release date); an abandoned upload is deleted at the latest 24 hours later. A lighter copy is used for review on the server (outside backups, only viewable by signed-in members of the workspace). The original video is stored with Cloudflare (R2 service), in the European Union, without any public address; only temporary signed links created by the tool allow it to be read. When the team publishes the pack, the texts for each chosen network and such a link to the video are sent to the Upload-Post service, which fetches the video from Cloudflare and publishes it on those networks; for a publication scheduled more than 3 days ahead, this happens 3 days before the release.
Instructions dictated by voice: when a team member dictates an instruction (Generate and Visuals pages, regenerating a pack), the browser records their voice only during the dictation, after their permission, then sends it to the server, which passes it to the OpenRouter service and to the provider of the transcription model to convert it into text. The recording is deleted from the server as soon as the text is returned; it is never kept nor attached to the pack. Only the text, which the person can review and edit, is then used like any other instruction.
Photos attached to a publication: when the team adds photos or images to a publication on the Generate page, they are reduced in the browser, then kept with the pack on the tool's server, in the company's workspace. If the corresponding box is ticked, they are also sent to the OpenRouter service so that the writing model can draw on what they show; it is instructed not to identify anyone. They are sent to the Upload-Post service with the post when the team publishes it.
Notion editorial calendar: an administrator can connect a workspace to one of the company's Notion databases, using the token of an internal Notion integration created by the company, limited to reading content as long as writing is not turned on. This token is stored encrypted on the server, attached to the workspace, and is never sent to the browser. The tool only reads the rows of the database that concern the workspace (title, date, status, networks, format, pillar and page text; neither assigned people nor other columns) and keeps a copy of them in the workspace. If an administrator turns on writing (which also requires granting the integration permission to update and insert content), the tool writes the text, status, date and visual of linked packs into these rows and adds a row for each new pack of the workspace; it never changes the rest of the pages, except to replace the image it added itself. When the team prepares a pack from a row, the content of that row is sent to OpenRouter as a brief. Disconnecting (Administration › Networks) deletes the token, the settings and the copy of the rows; access can also be revoked at any time from Notion.
Agorapulse: an administrator can connect a workspace to the company's Agorapulse account (the social media management tool it already uses), using an API key created in Agorapulse. This key is stored encrypted on the server, attached to the workspace, and is never sent to the browser. The tool reads from Agorapulse the list of social media accounts in the group chosen for the workspace (name and network of each account) and their statistics over the period being viewed: followers, views, interactions, number of posts and, for each post, the beginning of its text, its date, its link and its figures. These displayed statistics are refreshed at most every 3 hours, kept for at most 30 days in the workspace and deleted as soon as the connection or the group changes. Operators' reserve: the statistics history of company accounts managed in Agorapulse (followers, views, interactions, posts and post figures, with the first 140 characters of each post's text, its date and its link, excluding YouTube), exported by the tool's operator at the company's request, may be imported on request into a separate reserve, personal profiles excluded, accessible only to the tool's operators; it is kept there until it is transferred to the company's workspace, and deleted on request. The tool sends nothing to Agorapulse. It does not connect directly to LinkedIn, Facebook, Instagram or TikTok: these accounts are only reached through Agorapulse (statistics) and Upload-Post (publishing, see below). Disconnecting (Administration › Networks) deletes the key, the settings and the stored statistics; the key can also be deleted at any time in Agorapulse.
Social networks (Upload-Post): to publish and schedule packs on Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn and YouTube, and then read their statistics, the tool uses the Upload-Post service. In each workspace, an administrator links the company's accounts themselves from a connection page hosted by Upload-Post, where they grant access on each network. Network access (tokens) stays with Upload-Post: the tool only keeps the name of the workspace's Upload-Post profile and the chosen LinkedIn and Facebook Pages, and reads from Upload-Post the name, public handle and picture of the linked accounts to display them in the administration. For the "Statistics" page, the tool also reads from Upload-Post the figures of these accounts, including the YouTube channel (followers, views, reach, interactions, daily figures; for YouTube, watch time, average view duration, subscribers gained and lost, views by content type and by traffic source) and, for their recent posts and videos, the beginning of the text, the date, the link and the figures of each post; the audience breakdown (age, gender, countries, cities) that some networks attach to these figures is not kept. These statistics are refreshed at most every 3 hours, kept for at most 30 days in the workspace and deleted as soon as an account is disconnected or a Page changes. In addition, every day, the follower count, the daily figures and the figures of recent posts of the linked accounts (except YouTube, read through its direct connection) are stored in the workspace's statistics history, with the beginning of the text, the date and the link of each post: these are the company's own account figures, kept without time limit to compare periods, including after an account is disconnected, and deleted with the workspace or on request. Nothing is published without an explicit action by an authorized team member from a pack's page. An account is disconnected from Administration › Networks; access can also be revoked at any time in each network's settings.
5. Hosting and security
The tool runs on a dedicated server operated by CraftVision, accessible only over HTTPS; nothing is installed at the user companies. Network access credentials are encrypted with a key kept outside the backups; daily backups are themselves encrypted and kept for at most 6 months. Access to administration is restricted to administrators.
6. Your rights
Under the General Data Protection Regulation (GDPR), you may request access to, rectification or deletion of your data by writing to declic@craftvision.fr. You may also lodge a complaint with the French data protection authority, the CNIL (cnil.fr).